パソコンを使う事務職は、さまざまな年代に人気の仕事です。再就職や転職を目指す40代女性のなかでも、「できれば事務職として働きたい」と考える人は多いでしょう。 しかし、事務職に就くにはパソコンスキルが必須です。オフィスソフトを実務レベルで使いこなす必要があるため、パソコンが苦手だと応募をためらってしまいますよね。 この記事では、パソコンが苦手な方に向けて、事務職に採用されるための3ステップを紹介します。 「パソコンが苦手」「実務レベルのパソコン操作は不安」といった状態から、段階を踏んで事務職を目指しましょう。

ステップ1．40代はパソコンとの付き合い方を見直そう

パソコンを苦手とする40代が事務職を目指すなら、まずはパソコンとの付き合い方を見直しましょう。 パソコンが「仕事のときだけ使うと特別な道具」という認識だと、なかなか使いこなすレベルまでたどり着きません。 実際に触って実践しながら、パソコンスキルを身に付けましょう。

パソコンに対する苦手意識をなくそう

パソコンに苦手意識がある場合、「壊れたらどうしよう」「何をしたらよいのかわからない」という思いから、パソコンを触ること自体を避けてしまいがちです。 まずは、思い切って触ってみることから始めましょう。 これまでパソコンを使う機会がなかったとしても、キーボードやマウス操作は慣れれば簡単です。 基本的な操作は、何度も繰り返してまずは身体で覚えましょう。パソコンの基本操作が体になじんだら、パソコンに対する苦手意識も軽減できます。

テキストで勉強するより実際に触ってみよう

パソコンを使ってできることはたくさんあります。そのため、「勉強が終わってから実践しよう」と考えていると、いつまでもパソコンに触れません。 どうすればよいのかわからない状態でも、試しに自分で操作してみることが大切です。 操作方法がわからなくても、ボタンをひとつひとつクリックするだけでいろいろなことがわかります。文字入力やファイルの保存など、とにかくいろいろやってみましょう。 たとえばWordの場合なら、

1. 文章を入力する
2. 大きさや色を変えたり太字にしたりして装飾する
3. 段組みにして全体的な体裁を整える

といった順で、段階を踏んでひとつずつ進めます。 わからないことやできなかったことは、つまずいた時点で調べればよいでしょう。Wordの機能をすべて仕事で使うわけではありませんので、必要なことだけ調べれば十分です。

スマートフォンよりパソコンを使おう

パソコンに慣れるには、日常的にパソコンに触れる時間を作ることが大切です。インターネット検索やSNS投稿・閲覧などは、スマートフォンではなくパソコンを使ってみましょう。 パソコン操作に慣れたいなら、ブログを始めるのもおすすめです。ブログ記事を書くという目的があれば、パソコンに触る機会を作りやすく習慣化しやすいでしょう。 そして、ブログを中心に考えると、自分の身に付けたいパソコンスキルが明確になります。

• 文字入力に時間がかかるからブラインドタッチを練習する
• ブログに画像を載せたいから画像の加工方法を調べる
• ブログデザインを変えたいからWebデザインを学ぶ

上記のような考えは、実際にパソコンを使ってみないと思いつきません。 パソコンを使いこなすうえで重要なのは、自分のやりたいことを実現するためにどうしたらよいのか考える力です。 解決策を調べて実践することを繰り返せば、パソコンでさまざまなことができるようになります。

ステップ2．基本的な事務スキルをさらに高めよう

パソコンに対する苦手意識がなくなり、日常的にパソコンを使えるようになれば、次のステップに進みましょう。ステップ2では、仕事で必要になる基本的な事務スキルを高めます。

事務職に就くならMicrosoft Officeソフトは必須

事務職なら、Microsoft OfficeのWord・Excelはできて当然です。使って仕事をすることが前提なので、知識が足りないと思うならしっかり勉強しましょう。 ステップ1と同じく、より実践的な勉強をするのがおすすめです。 たとえば、WordならA41枚分の書類を実際に作成してみましょう。回覧板や学校のお知らせプリントなど、身近な書類を自分で再現できるかチャレンジしてみてください。 事務職では、文字入力だけでなく、体裁を整えて1枚の書類を作成する機会が多くなります。一から書類を作ることができれば、即戦力として役立てるでしょう。 Excelなら、数字の入力や計算、表の体裁を整える練習として、家計簿を作るのがおすすめです。「こういう計算がしたい」「こういう数字をまとめたい」など、やりたいことがイメージできたら、それを実現できる関数や方法を探せます。 仕事では、売り上げや利益、経費などいろいろな数字に触れる機会があります。会社にとって必要な数字やその求め方を理解していれば、実際の仕事で応用できるでしょう。

40代からは実務を見据えたスキルアップを

Officeソフトの基本がわかって応用力がついたら、次は実務を見据えてスキルアップをする段階です。 Officeソフトは、機能をすべて覚える必要はありません。基本的なことが理解できていれば、その都度検索して調べましょう。大切なのは、知識を実務に生かせるかどうかです。 実務レベルを意識するなら、WordやExcelで作った文書や表が、その先どう使われるかを考えてみましょう。 書類として配布するなら、途中で切れることなく印刷するスキルが必要です。書類を郵送するなら、リスト順に宛名を印刷できる差し込み印刷なども覚えたほうがよいでしょう。 データで配布するなら、改変できないようにデータのpdf化が必要となるケースもあります。 ブラウザ上で確認できるGoogleドキュメントやスプレッドシートを使う企業も増えているため、Microsoft Officeソフトだけでなく、そのほかのサービスについて知ることも重要です。 ソフトの操作だけでなく、その先を考えたより実務的なスキルを身に付ければ、仕事に対する自信につながります。

ステップ3．40代だからこその新たな武器を身に付ける

より実践的なスキルが身に付いたら、事務スキルに加えて新たな武器を手に入れることを検討してみましょう。

40代事務職は激戦！新たな武器を身に付けよう

事務職はどの年代でも人気があります。officeソフトが使えるだけでは、激戦である事務職募集で選ばれるのは難しいでしょう。 これまでの経験や興味のある分野でアピールポイントがあるなら、一般事務よりも専門性の高い事務職を目指すのも一手です。 一口に事務職と言っても、以下のようにさまざまな種類があります。

• 一般事務
• 営業事務
• 経理事務
• 人事事務
• 総務事務
• 貿易事務
• 医療事務
• 学校事務
• 介護事務

家族の介護に関わった経験から介護事務、子どもの学校生活を思い出して学校事務など、これまでの経験をもとに、専門性の高い事務職に特化することも検討してみましょう。 事務スキルに加えて、その分野に応じた知識があれば採用率を高められます。

40代なら汎用性の高いITスキルを身に付けよう

事務スキルに加えて新たなスキルを身に付けるなら、ITスキルがよいでしょう。 事務職を狙う40代女性には、サイト制作ができるHTML・CSSやExcelのプログラミング言語エクセルVBAをおすすめします。なぜなら、こういったスキルは事務職の採用にもかなり有利に働くからです。 エクセルVBAは業務の効率化に役立ちます。Excelが使える証明にもなるため、事務職に応募する際にはかなり有利に働くでしょう。 そして、コーポレートサイトを作ったものの、メンテナンスや更新ができていない企業も少なくありません。気にはなっていても、本業ではないからなかなか手が回っていない状態です。 そのため、「専任担当を雇うほどではないが、Webサイトの知識があってちょっとした更新ができる人材がほしい」と考えている企業はたくさんあります。Webサイトを更新できるスキルがあれば、再就職や転職にかなり有利です。 アクセス解析や広告、アフィリエイトによる収益化について学べば、会社に提案できるだけでなく、自分自身でお金を稼ぐこともできるでしょう。

まとめ

40代から事務職を目指すなら、Word・Excelといった事務スキルは必須です。パソコンが苦手な方は、まずは苦手意識をなくして日常的に触ることから始めましょう。 事務職で就職するのに、ソフトの機能をすべて使いこなせる必要はありません。どういった仕事をするかを考え、ソフトの使い方以外の事務スキルも磨いておきましょう。 そして、事務スキルに加えてもうひとつ武器があれば、競争率が高い事務職でも採用率が上がります。40代から事務職を目指すなら、エクセルVBAといったプログラミングやHTML・CSSなどのWeb制作スキルがとくにおすすめです。