事務職が業務効率化を実現するためのおすすめスキルと重要ポイントを解説

更新日：2023.04.03

事務職は、日々のデータ収集やデータ集計など多くの作業量を求められるため、決して楽な仕事ではありません。日々の業務に非効率性を感じている方や、どうにかして業務効率化を図りたい方も多いのではないでしょうか。

本記事では、業務効率化を実現するためのおすすめスキルや重要なポイントを解説します。

50代会社員です。会社では事務・経理の仕事に就いています。毎日、社内データの収集や集計に追われていて、仕事に余裕がありません。休みも自由に取れないため、なんとかして業務効率化を実現したいと考えています。事務職の業務を効率化するためには、どのようなスキルを身につければよいでしょうか。ちなみにITスキルには自信がありません。

DX化の進む近年では、ビジネスにおいてデータ活用や自動化などの業務効率化の取り組みが進んでいます。Excel VBAやPythonを使ってデータ分析・業務効率化ができる人材のニーズが高まっており、事務職も例外ではありません。専門的なITスキルを保有していない方でも、これから習得することは十分に可能ですのでご安心ください。現在では、データの収集や加工、自動化など、データ分析や業務効率化に関する副業ができる環境が生まれています。

1 データ分析・業務効率化のニーズが高まっている
2 データ分析・業務効率化に役立つスキル
3 事務職が業務効率化を実現するために大事なこと
- 3.1 業務の全体像を把握する
- 3.2 常により良い方法を考える
4 まとめ

データ分析・業務効率化のニーズが高まっている

近年では、多くの企業がDX化に向けて社内のデジタル革新に取り組んでいます。DX化そのものは、データ・デジタル技術を使って社会やビジネスを変革する大きな考え方であり、具体的な取り組みとしてはデータ分析や業務効率化などが挙げられるでしょう。

たとえば、紙媒体で保管していた社内の書類をデータ化し、情報をデジタル上で一元管理できるようにすることなどが取り組みの一例です。データを一元管理できれば、データ収集の業務効率化を図れるとともに、データ分析によって業務上の課題抽出にもつながります。

このようにデータ分析・業務効率化のニーズは高まっており、データ分析・業務効率化ができる人材は今後ますます求められていくでしょう。

データ分析・業務効率化に役立つスキル

それでは、データ分析・業務効率化ができる人材になるには、どのようなスキルを身につければよいのでしょうか。ここでは、データ分析・業務効率化に役立つスキルについて、以下の3つを解説します。

・Excel VBA

・Python

・RPA

Excel VBA

Excel VBA（Visual Basic for Applications）は、Excel上で行う作業の自動化やExcelの機能拡張などができるプログラミング言語です。

事務や経理でよくあるExcelでのデータ入力作業や集計作業を効率化・自動化できるため、事務作業や経理作業との相性が良く、事務職におすすめのスキルです。

Excel VBAは、他のプログラミング言語と比べて習得しやすく、プログラミングに自信がない方でも十分に習得できます。Excel VBAを習得することで、職場での業務効率化をすぐに実感できるようになるでしょう。

なお、Excel VBAは、10万件未満の小規模なデータ集計に向いています。10万件以上の大規模なデータ集計を行う場合は、次に説明するPythonが効果的です。

Python

Pythonは、約20年前にオランダで開発されたプログラミング言語です。Pythonの主な用途は、アプリケーション開発や人工知能、データ解析などであり、特に人工知能やデータ解析の分野で注目を集めています。

PythonもExcel VBAと同様、コードが比較的シンプルであるため、学びやすいプログラミング言語であるといえます。プログラミング言語に詳しくない初心者の方や、ITスキルに自信のない事務職の方にもおすすめです。

Pythonは、前述のとおり10万件以上の大規模なデータ集計にも適しています。膨大な件数のデータ収集や集計を行っている事務職の方や、これからデータ解析の分野でスキルアップしたい方などはPythonを学習していくとよいでしょう。

RPA

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称であり、パソコン上で行う業務を人間の代わりにロボットが行う技術を指します。ここで言うロボットとは、一般的にイメージする人型のロボットではなく、パソコン上で動くソフトウェアのことです。

現在は、RPAは特に金融機関や会計・税理士事務所などでよく使われています。

RPAは、さまざまなツールやシステム間の処理を自動化できることから、業務効率化につながる技術として近年注目を集めています。

事務職の方にとっても、RPAのスキルを身につけることで、一層の付加価値向上を実現できるでしょう。また、人工知能・機械学習のためにデータを前処理する仕事の需要も高いので、データの前処理なども体験して理解しておくことで、より仕事の幅が広がります。

ここで、RPAを活用して業務効率化を実現した以下の事例を紹介します。

引用

10年前、税理士法人に入社した柏倉さんが習得したのはRPAを使いこなすスキル。

中略

事務作業の自動化が進むと、会社全体で年間300日分を超える単純作業が削減されました。その分、顧客との商談などに多くの時間を割けるようになり、サービスが向上。経常利益はRPA導入後、3年間で3割以上アップしました。

引用終

引用元：NHK クローズアップ現代 2023年2月8日(水)

「収入アップ？いつ学ぶ？リスキリングは職場に浸透するか」

https://www.nhk.or.jp/gendai/articles/4749/

上記の事例のように、RPAのスキルを習得することで、事務作業の自動化ができ、単純作業を大幅に効率化することが可能です。

事務職が業務効率化を実現するために大事なこと

前章では、事務職が業務効率化を実現するためのスキルについて解説しました。ここでは、事務職が業務効率化を実現するために大事なことについて、以下の2点を解説します。

・業務の全体像を把握する

・常により良い方法を考える

業務の全体像を把握する

業務効率化を実現するためには、前提として業務の全体像を把握することが重要です。業務の全体像を把握できていない場合、どの業務にどの程度の時間がかかっているのか、どの部分が特に非効率であるのかがわからなくなってしまいます。

たとえば、1日たった3分しか作業時間の削減が見込めない箇所に対して、時間をかけてExcel VBAやRPAを導入するのは得策とはいえません。

しっかりと業務効率化の効果を発揮するためにも、まずは業務の全体像を把握し、業務効率化をすべき部分を特定していきましょう。

常により良い方法を考える

業務効率化を行ううえでは、常により良い方法を考えることも大切です。1回の改善だけで完璧な業務効率化を実現できるケースは稀であるため、継続的に業務プロセスやツールの導入状況を見直す必要があります。

たとえば、Excel VBAを使ってExcelのデータ集計作業を効率化したとしましょう。Excelのデータ集計作業に関しては業務効率化ができましたが、その前のデータ収集作業が人手作業であった場合、まだ改善の余地があります。

この場合、さらにRPAを導入してデータの収集作業も自動化できれば、さらなる業務効率化を実現できます。このように、常により良い方法・より効率的な方法を考える姿勢を持つことがポイントです。

まとめ

DX化が進む現代では、データ分析・業務効率化ができる人材のニーズが高まっています。これまで経験がなくスキル面に不安がある方でも、Excel VBAやPython、RPAのスキルを習得し、データの収集や加工、自動化など、データ分析などの業務効率化ができるようになることは十分可能です。

また、業務効率化を行ううえでは、業務の全体像を捉えて非効率な部分を洗い出したり、常により良い方法を考え続ける姿勢も重要です。

これら業務効率化ができるようになると、現在のご勤務先で事務職としての人材価値を高めることができ、DX人材として社内のDXプロジェクトなどの最先端の業務に登用されることもあり得ます（当スクールの生徒様の事例をご参照ください）。

またこの分野の人材が不足しているため、これらの事務職の業務効率化のお仕事で副業や転職もしやすい環境となっているため、挑戦してみるとよいでしょう。

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